Het creëren van de ultieme to-do app lijkt de heilige graal voor software developers. Er komen elke week weer nieuwe apps uit die allemaal hetzelfde beloven: “get things done” door onze app te installeren. En ik zal eerlijk zijn: ik ben één van de suckers die ze allemaal probeert. Persoonlijk dieptepunt: in 2009 kocht ik de app Things voor € 8,00. Things was destijds één van de best ontworpen iPhone apps. Maar ondanks alle design awards heb ik er niet meer dan een paar dagen gebruik van gemaakt.

Sindsdien heb ik geëxperimenteerd met misschien wel tientallen to-do apps. Waaronder: Evernote (gebruik ik nog steeds voor bijna alles, maar niet to-do lijstjes), Wunderlist (tot nu toe de beste die ik heb getest) en Remember The Milk.

Toch ben ik nog niet tevreden. Geen van deze apps is perfect. Dus ben ik wederom op zoek gegaan naar een veelbelovende kandidaat.

Wat zoek ik in een to-do app?

Mijn eigen workflow is over de afgelopen jaren redelijk uitgekristalliseerd. En omdat ik al veel geprobeerd heb weet ik inmiddels (denk ik) wel wat ik belangrijk vindt in een to-do app.

1. Gelikte en stimulerende interface

Ik moet toegeven: ik ben een UX-snob. Voor mij zijn applicaties in te delen in twee categorieën: super-fijn om mee te werken of ruk. Er is geen grijs gebied. De apps die ik super-fijn vindt hebben allemaal één ding gemeen: ze zijn ontworpen door hele goede UX-designers. Sommige applicaties zijn gewoon een plezier om mee te werken, en geven je een gevoel van voldoening als je ze gebruikt. Dát zijn de apps waar ik blij van wordt! En voor een to-do lijst is dit voor mij echt een must-have, omdat ik er misschien wel uren per dag in doorbreng.

2. Makkelijk taken toevoegen

Het spreekt voor zich dat de applicatie makkelijk in gebruik moet zijn, en dat het toevoegen van taken met zo min mogelijk frictie mogelijk is. Het is belangrijk dat de to-do lijst via het web en via diverse native apps (desktop en mobiel) te benaderen is. En tenslotte vind ik het ook fijn als je to-do’s kunt aanmaken door te mailen naar een speciaal mailadres. Dat laatste is handig om bijvoorbeeld met e-mail regels automatisch to-do’s aan te laten maken.

3. Uitgebreide integratie mogelijkheden

Tegenwoordig kan een zichzelf respecterende app niet meer zonder goede integratie mogelijkheden. Het is makkelijk als je to-do app gekoppeld kan worden aan andere apps die je veel gebruikt. Bijvoorbeeld je agenda, mailclient of Dropbox om makkelijk bestanden te koppelen.

Daarnaast is het enorm handig als er ondersteuning is voor IFTTT of Zapier. Met die diensten kan je “recipes” maken die al je veelgebruikte online diensten aan elkaar koppelt. Een paar voorbeelden: automatisch een to-do item aanmaken als je een e-mail Starred in Gmail, of als iemand je op Twitter mentioned.

4. De status van taken is niet zwart/wit

Dit zal niet voor iedereen gelden, maar in mijn werk als Product Owner heb ik heel veel taken die afhankelijk zijn van anderen. Vaak ben ik degene die een eerste opzet maakt, en daar feedback op krijgt van anderen. Een goede to-do app helpt me om dit bij te houden, en niets te vergeten.

Ik werk daarom graag met statussen om bij te houden waar ik mee bezig ben, waar ik nog antwoord op moet krijgen van anderen, of taken waar ik niet mee kan starten voordat iemand anders iets aanlevert.

5. To-do lijsten kunnen delen met anderen

Een persoonlijke to-do lijst is heel handig, maar de meeste taken bestaan niet in een vacuüm. Het is daarom ideaal als je sommige to-do lijsten kunt delen met anderen. Zakelijk gezien spreken de voordelen voor zich, maar ook privé kan delen erg handig zijn. Ga je op vakantie, en moet iedereen bepaalde spullen meenemen? Of ben je met iemand anders bezig aan een hobby-project? Maak een gedeelde to-do lijst!

De ideale tool voor mij: Trello

Je hebt misschien al gemerkt: ik ben redelijk veeleisend 🙂 Tot een paar weken geleden was mijn to-do lijst verspreid. De meeste zakelijke to-do’s stonden in Evernote en Outlook, en privé gebruikte ik Wunderlist.

En toen startte ik met een nieuwe baan. Dat is altijd een perfect moment om je workflow eens kritisch te bekijken en te verbeteren waar nodig. Daarom ben ik sinds een paar weken helemaal over naar Trello! Al mijn zakelijke to-do’s staan nu op één plek, en de meeste privé items gaan ook over.

Mijn zakelijke Trello board ziet er op dit moment zo uit:

Ik hanteer eigenlijk vier to-do lijsten, en taken kunnen tussen die vier lijsten heen en weer gesleept worden:

1. Todo
   Alle taken die nog gedaan moeten worden, gesorteerd op prioriteit (bovenaan is het belangrijkste, onderaan het minst belangrijk). Taken met een harde deadline krijgen een Due Date.
2. Being Done
   Taken waar ik op dat moment mee bezig ben. Stop ik voordat de taak klaar is dan gaat hij weer terug naar Todo, of naar Awaiting Others als ik zelf niet verder kan.
3. Awaiting Others
   Alle taken waarvoor ik input van iemand anders nodig heb. Taken gaan pas naar deze kolom als ik die persoon heb gevraagd om de gewenste input. Door middel van Due Dates houd ik voor mezelf bij wanneer ik een antwoord verwacht.
4. Done
   Hoef ik niet uit te leggen hoop ik 😉 Deze lijst archiveer ik elke maandagochtend, zodat aan het begin van de week de Done lijst weer leeg is.

Naast dit algemene to-do Trello bord heb ik nog een paar andere borden om het overzicht te behouden. Degenen die het noemen waard zijn:

• Projecten (zakelijk)
  Elk kaartje representeert een project, en hier houd ik op hoog niveau bij welke projecten er lopen, binnenkort gaan lopen, of recent afgerond zijn.
• Ideëen (zakelijk)
  Random dingen die me te binnen schieten, en die ik ooit of verder uit moet werken of moet verwijderen. Eens in de twee weken ga ik door dit lijstje heen. Veel wordt verwijderd, sommige dingen worden omgezet naar concrete taken.
• Blog artikelen (privé)
  Een combinatie tussen een lijst met blog ideeën, en een verdeling in categorieën om een high-level content planning bij te houden (verdeling van artikelen over categorieën).

Heb je zelf Trello tips? Laat het me weten!

Ik ben nu bijna 4 weken over naar Trello, tot zover naar volle tevredenheid! Maar ik ben erg benieuwd naar ervaringen van anderen! Heb je ook ervaring met Trello als to-do applicatie? Wat zijn je ervaringen, en heb je tips om er nog effectiever gebruik van te maken? Laat hieronder een reactie achter, of stuur me een berichtje op Twitter.