Eerste stappen naar een paperless home

Tijdens de verhuizing naar mijn nieuwe appartement viel me op hoeveel verhuisdozen ik kon vullen met allerlei papieren. Van facturen tot loonstrookjes, en van belastingaangiftes tot verzekeringspolissen. Terwijl papier eigenlijk de minst efficiënte manier is om dit soort dingen te bewaren. Het neemt veel plek in beslag, is niet makkelijk te doorzoeken, en je kan er geen back-up van maken. Kortom: de hoogste tijd om papier af te zweren en volledig digitaal te gaan! Lees verder om te zien hoe ik dit heb gedaan.

fujitsu-scansnap-s1300iDeze week heb ik de eerste stappen gezet om mijn huis papiervrij te maken. Na het lezen van ervaringen van anderen in het Document management voor thuis-topic op Tweakers.net heb ik een scanner aangeschaft (voor de geïnteresseerden, het is een Fujitsu ScanSnap S1300i geworden). Ik moet zeggen dit is mooi klein ding, maar wel met alle functie die je nodig hebt: dubbelzijdig scannen een een automatic document feeder. Dit betekent dat je een stapeltje papier erin kunt zetten, en dat het scannen daarna volledig automatisch gebeurd.

Na het installeren van de meegeleverde software en een beetje spelen met de instellingen is het apparaat klaar voor gebruik. Allereerst valt op hoe snel en stil de ScanSnap is. Het scannen van documenten is echt zo gepiept. Omdat ik nog een paar postvakjes vol met papieren had die opgeborgen moesten worden ben ik begonnen om dat meteen te digitaliseren. Na wat trial & error heb ik de werkwijze voor mezelf redelijk geperfectioneerd.

Documenten inscannen wanneer ze binnenkomen

Ik scan een stel documenten in (bijvoorbeeld binnengekomen post). De scansoftware is zo ingesteld dat deze elke pagina scant, OCR er overheen gooit (Optical Character Recognition, het omzetten van een scan naar voor de computer leesbare en doorzoekbare tekst), en vervolgens als doorzoekbare PDF opslaat. Deze PDF wordt opgeslagen in een mapje “Scan Inbox” in mijn Google Drive. Hiermee staan de scans niet alleen op mijn PC maar ook gelijk in de cloud.

Scan Inbox map

Scans samenvoegen en organiseren

Standaard krijgen alle bestanden de datum en tijd als bestandsnaam. Bovendien kan het zijn dat een document uit meerdere pagina’s bestond die bij elkaar horen. Het is daarom zaak om regelmatig de scans samen te voegen waar nodig, en handigere bestandsnamen te geven. Eens in de week of paar weken open ik de Scan Inbox map met de meegeleverde ScanSnap Organizer.

ScanSnap Organizer screenshot

Hierin is het kinderlijk eenvoudig om PDF’s samen te voegen, en te hernoemen. Nadat dit gedaan is verplaats ik de uiteindelijke PDF’s (met de nette bestandsnamen) naar mijn Administratie map. Die is momenteel nog niet goed ingedeeld, in een vervolgpost zal ik daar nog wat dieper op in gaan.

Het resultaat: 75% van je papieren administratie kan weg

Het kost even wat werk om je bestaande administratie te digitaliseren op deze manier, maar het gevolg is wel dat 75% of meer de vuilnisbak in kan. Het enige wat ik ook nog op papier bewaar zijn belangrijke financiële papieren (belastingaangiftes, loonstrookjes, jaaropgaven). Zelfs dat is eigenlijk niet nodig, maar blijkbaar ben ik nog niet klaar om 100% afscheid te nemen van papier 😉

Verbeteringen

Waar ik nog niet helemaal over uit ben is de cloud-opslag. Ik gebruik nu Google Drive omdat die zeer goede zoekfunctionaliteit heeft. Maar ik overweeg nog om over te stappen naar Evernote. Die heeft nog net wat meer functionaliteit zoals tagging, en biedt ook mogelijkheden om documenten aan elkaar te linken. Wat mij betreft is dit dus een eerste goede stap, maar is er ruimte voor verbetering. Uiteraard zijn alle tips hierin meer dan welkom!