Mijn paperless home, twee jaar later

B ijna twee jaar geleden schreef ik over mijn eerste stappen naar een paperless home. Ik was toen net begonnen met een digitale administratie. Inmiddels kan ik zeggen dat mijn volledige administratie digitaal is. En ik zou absoluut niet meer terug willen!

Ingrediënten voor een paperless home

Om het papier voorgoed gedag te zeggen heb je eigenlijk maar een paar dingen nodig:

  1. Een scanner. Ik heb gekozen voor de Fujitsu ScanSnap S1300i, maar er zijn genoeg alternatieven. Het belangrijkste om op te letten bij je keuze: een automatische document invoer (ADF). Dat maakt het scanproces een stuk sneller!
  2. OCR-software (optioneel). Met Optical Character Recognition (tekstherkenning) software wordt je ingescande document automatisch omgezet naar doorzoekbare tekst. Dit is handig om later documenten terug te vinden: je kunt dan ook de inhoud makkelijk doorzoeken. Bij de ScanSnap wordt gratis ABBY FineReader meegeleverd. Deze software wordt geprezen om de goede kwaliteit van tekstherkenning, en werkt in mijn ervaring inderdaad erg goed!
  3. Opslag ruimte. Er zijn legio mogelijkheden qua opslag. Je kan kiezen voor opslag op je PC, een NAS in je eigen netwerk, of cloudopslag. Ik heb gekozen voor cloudopslag via Evernote, met een backup naar mijn eigen NAS. Evernote Premium heeft ingebouwde OCR functionaliteit, dus stap 2 is voor mij niet meer nodig.
  4. Tijd. Als je net als ik met terugwerkende kracht een jaar administratie wil digitaliseren zal je eenmalig wat tijd moeten investeren. In mijn geval heb ik een zondag besteed om alles te scannen en archiveren. Daarna is de tijdsinvestering minimaal.

Eén keer per maand scannen

Als je de basisingrediënten eenmaal hebt staan kost het niet veel tijd of moeite om je administratie bij te houden. Ik besteed eens per maand een uurtje om alles wat binnengekomen is te scannen en archiveren.

Wat levert het op?

De voordelen van een paperless home zijn legio, maar voor mij is het belangrijkste:

  • Geen ordners, perforators, nietjes, etc. meer nodig. Ik bewaar bijna niets meer op papier, dus alles wat daarbij komt kijken is ook niet meer nodig 🙂
  • Makkelijk doorzoekbaar archief. Als ik nu een loonstrookje, verzekeringspolis of telefooncontract zoek heb ik dit altijd binnen 10 seconden boven water.
  • Overal te benaderen. Doordat ik alles in Evernote opsla heb ik de administratie altijd bij de hand via mijn smartphone, tablet of laptop.
  • Veilig. Ervan uitgaande dat je veilige wachtwoorden gebruikt staat je administratie in de cloud veilig. Zelfs als je huis afbrandt (*knock on wood*) is alles nog steeds beschikbaar.