Categorieën
Productiviteit

Effectief vergaderen met Trello

Wil je ook graag effectiever vergaderen? Ik leg je uit hoe je Trello gebruikt om je meetings productief te maken en te houden.

Vergaderingen… Can’t live with ‘em, can’t live without ‘em. Althans zo lijkt het in veel organisaties. Oeverloze discussies, geen duidelijke agenda, geen heldere actiepunten, en waar stonden die notulen ook alweer? Mede hierdoor hebben veel kenniswerkers een gezonde aversie tegen de eindeloze stroom vergaderingen. Maar wat als ik je zou vertellen dat er een manier is om wél effectief te vergaderen? Lees dan vooral nog even door!

De “meeting from hell”

Zeg eens eerlijk: hoe herkenbaar is dit voor jou? Het is half 10 op maandagochtend. Je zit al een half uur in een vergadering met 5 collega’s. Het eerste kwartier is ieders weekend uitgebreid doorgenomen. Daarna stelde iemand de vraag: “wat moeten we vandaag eigenlijk bespreken?”. Je kijkt met een schuin oog naar je horloge en denkt: “ik ben er nu al klaar mee, was het maar weer vrijdag!”.

En dit is nog maar het begin. Eenmaal aangekomen bij de actiepunten uit de vorige vergadering gaat het pas echt mis. Iedereen moet eerst flink minuten zoeken door de mailbox voordat de notulen gevonden zijn. Sinds de laatste vergadering heeft eigenlijk niemand meer naar zijn eigen actiepunten gekeken… En is er dus eigenlijk geen enkele vooruitgang geboekt…

Uiteindelijk worden alle actiepunten maar doorgeschoven naar de volgende vergadering over twee weken. Je loopt de vergaderruimte uit met een zwaar onbevredigd gevoel. “Weer een uur van mijn tijd verspild. Dit moet toch beter kunnen?”, vraag je jezelf af.

Ik heb goed nieuws: dit kan inderdaad veel beter!

Wat heb je nodig voor een effectieve vergadering?

Wat is nou eigenlijk het verschil tussen een productieve vergadering en een “meeting from hell”? Een goede vergadering voldoet aan een paar simpele voorwaarden:

  1. Er is een duidelijke agenda vooraf;
  2. Er is een helder overzicht van actiepunten waar alle deelnemers makkelijk bij kunnen;
  3. Elk actiepunt wordt toegekend aan één verantwoordelijke;
  4. Iedereen ziet tijdens de vergadering dezelfde informatie, ook als ze op afstand inbellen.

Dit klinkt allemaal vrij simpel, toch? Toch blijkt het in de praktijk lastig om dit te organiseren. Je kan allerlei dure software aanschaffen die belooft al je problemen op te lossen. Maar ik heb ervaren dat er ook een gratis tool is, die je morgen al kunt gaan gebruiken: Trello!

Als je Trello nog niet kent raad ik je van harte aan om gewoon eens een gratis account aan te maken en ermee te spelen. De tool wijst zichzelf! En met de Trello 101 guide erbij ben je in no-time een heuse Trello master. Niet voor niets gebruik ik Trello ook al jaren als persoonlijke en zakelijke todo lijst.

Hoe kan Trello helpen bij mijn vergaderingen?

Laten we beginnen bij het begin: maak allereerst een Trello bord aan voor een vergadering die regelmatig terugkomt. Voordat je je collega’s ook uitnodigt kun je eerst alles al een beetje inrichten.

In veel van mijn reguliere vergaderingen gebruik ik de volgende opzet qua kolomindeling:

  1. Inbox
    Hierin komen alle nieuwe onderwerpen die besproken moeten worden of actiepunten die opgepakt moeten worden. Alle deelnemers kunnen hier voor de vergadering naar hartenlust items toevoegen.
  2. In progress
    Als tijdens een vergadering besloten wordt dat iets opgepakt moet worden komt het actiepunt in deze kolom. Maar alleen als dit tijdens de vergadering afgesproken wordt.
  3. Wacht op anderen
    Soms kan een actie niet verder tot iemand buiten het overleg wat heeft gedaan, of een leverancier iets heeft opgeleverd. Zet deze actiepunten hier neer zodat je duidelijk ziet dat ze ergens op wachten.
  4. Gedaan
    Alle afgeronde punten verplaats je hier naartoe, zodat duidelijk zichtbaar is wat er klaar is. Aan het eind van elke vergadering archiveer je alle kaarten in deze kolom. Zo is in de volgende vergadering meteen duidelijk is wat er afgerond is sinds het laatste overleg.
  5. IJskast
    Soms kan een idee of actiepunt niet meteen opgepakt worden maar is het wel belangrijk genoeg om er later op terug te komen. De ijskast is waar je punten tijdelijk kunt opslaan om ze niet te vergeten. Maar net als een echte ijskast: haal oude spullen er regelmatig uit, want ze blijven niet eeuwig goed.

Om het bord wat vulling te geven kun je de actiepunten van de laatste vergadering zelf alvast in het bord plaatsen in de juiste kolommen.

Vervolgens is het zaak om je collega’s ook uit te nodigen in je gloednieuwe Trello bord!

Een Trello vergader bord in actie!

Hoe werkt dit tijdens de vergadering?

Eigenlijk is het heel simpel, in elke vergadering herhaal je eigenlijk maar drie simpele stappen:

  1. Wat is er afgerond sinds de laatste vergadering?
    Bespreek kort elk item dat in de Gedaan kolom staat. Als iedereen het eens is dat een item klaar is archiveer je het direct zodat het verdwijnt uit de lijst. Dit houdt het overzicht schoon.
  2. Wat is de status van de items die In progress zijn?
    Ga kort door de items in de In progress kolom. Elke actiepunthouder geeft een bondige update. Als er besluiten worden genomen voert de actiepunthouder deze direct in als comment. Er is dus niet meer één notulist: iedereen maakt zijn eigen aantekeningen.
  3. Wat is er nieuw binnengekomen?
    De resterende tijd kan besteed worden aan alles wat in de Inbox is toegevoegd. Als er actiepunt(en) uit een item komen verplaats je de kaart naar de In progress kolom, en voeg je de verantwoordelijke toe aan de kaart.

Wat levert deze werkwijze op?

Deze manier van vergaderen heeft als grote voordeel dat de actiepunten die al lopen relatief het meeste aandacht krijgen. De grote valkuil van veel vergaderingen is dat het “lekkerder” voelt om te praten over nieuwe dingen, omdat die urgenter lijken. Maar in de praktijk is het veel belangrijker dat je actiepunten eerst afrondt voor je weer nieuwe todo’s gaat verzinnen. Er is nooit een tekort aan nieuwe ideeën, maar wel aan tijd om ze allemaal uit te voeren. Less is in dit geval echt more!

Maar in mijn ervaring is het grootste voordeel van “Trello vergaderingen” dat iedereen veel meer betrokken is. Tijdens de vergadering worden op organische wijze alle actiepunten bijgehouden, en besluiten of opmerkingen toegevoegd als reacties. Zonder dat iemand de notulist moet zijn en daardoor effectief niet meer kan bijdragen.

Voor welke vergadering ga jij Trello eens proberen? Laat me weten hoe het is bevallen!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.